文書保管を利用してスマートなオフィス

文書保管を利用してスマートなオフィス

今やビジネスはIT化が進んでおり、併せて長引く不況の煽りでコストダウンを掲げる企業が多く、紙ベースで書類や文書を出すことが減ってきました。

それでも顧客との契約書や請求書やその他伝票はまだまだ紙ベースが多く、事務作業の現場でが書類などでいっぱいになってしまう事も多いものです。

特に契約書などは法定保管期間などもあり、それまでは文書保管しておく必要がありますし、それを越えたら廃棄処分をしなくてはいけません。

今や人員も削られギリギリの人数で業務をこなしている企業も多い中、そういった文書保管や処分を自社で行うには労力もコストもかかってしまいます。

そこで今ではそういったサポートを専門に行ってくれる会社があります。

便利で簡単なところですと、電話1本で書類の引き取り、保管・廃棄処理までまとめて行ってくれます。

文書保管だけでなく、パンフレットやチラシの在庫が多く置き場がない・・・とかオフィスを広くするために書庫や書類棚をなくすので書類をどうにかしないと・・・などの目的でも利用できるところが多いのでぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

賢く文書保管をしましょう

ビジネスの場面では、たくさんの書類や文書が出てきます。

普段のちょっとしたものから、営業部隊の注文書や契約書、請求書などの経理関係の書類。

それ以外にも定款、会議事録。

登記・訴訟に関する書類や官公署に関する書類など様々です。

実はこれらの書類は、その時使ったら終わり!

と言うわけではありません。

それぞれに法廷保管期間と言うのがありまして、書類によって変わってきますが、2年〜30年の保管が必要になってきます。

また各企業によっても方針で法廷保管期間がある書類以外でもお保管しておくという場合もあることでしょう。

それだと単純に毎年毎年どんどんたまっていってしまいます。

限られた保存スペースでは収まりきらないし、管理も一苦労です。

そんな時は文書保管を専門に行っている業者を利用してみてはいかがでしょう。

セキュリティーや防災が万全な状態でしっかりと管理された状況で文書保管をしてくれますし、廃棄の時期が来たら廃棄もしてくれます。

賢くビジネスを行うのなら文書保管サービスがおすすめです。

安心な状況での文書保管

会社などで日々出る書類。

法廷保管期間があるものだと長いもので30年保管が必要なものもあります。

量も膨大になってしまいますし、廃棄の時期もまちまちでなかなか自社で管理が難しいものです。

そんな手間がかかる文書保管を代行してくれるサービスが今は多くあります。

多くは倉庫を運営している会社が行っているものがおおいです。

ほとんどがコンピュータによる一括管理でセキュリティーや防災対策は万全で安心して書類を預けれるのです。

文書保管のサービス

またwebで随時保管状況の確認ができますし、廃棄の時期が来たら連絡が入り問題なければ溶解処分などで情報が一切漏れることなく廃棄してもらえるのです。

もちろん文書保管を依頼したい文書の引き取りも行ってくれますので、文書保管の手間とコストを省けると同時に書類に占拠されていたスペースや棚が開きますので、オフィススペースをより有効に使う事ができます。

今はコスト削減が当たり前でなかなか人材もオフィススペースの確保も難しいのが現状ですので、こういった安心のサービスを取り入れていくのがおすすめです。

addminz posted at 2015-7-8 Category: 未分類